O rewolucji w aktach osobowych pracowników od 2019 roku rozmawiamy z Pawłem Żółtkiem ? właścicielem biura rachunkowego z Kobyłki
? Jakie zmiany przyniesie nowy rok przedsiębiorcom?
? Od nowego roku zmieni się wiele w przepisach dotyczących firm. Jeśli wszystkie proponowane zmiany wejdą w życie to będzie ich bardzo wiele. I z pewnością nie wszystkie będą dla przedsiębiorców korzystne. Niemniej jednak dziś będziemy mówić o tych, które z pewnością mogą przynieść oszczędności i ułatwić życie tym przedsiębiorcom, którzy są pracodawcami.
? Jakie są te zmiany?
? Taką zmianą jest domyślny sposób wypłaty wynagrodzenia. Dziś jest tak, że domyślny sposób to wypłata gotówką, natomiast, aby otrzymać wynagrodzenie na konto, pracownik musi złożyć stosowny wniosek. Od stycznia będzie dokładnie odwrotnie, tzn. zasadą będzie wypłata wynagrodzenia na konto bankowe natomiast, żeby otrzymać wypłatę w gotówce, pracownik będzie musiał złożyć wniosek.
? No tak, ale to żadna rewolucja.
? Zgadza się. Prawdziwa rewolucja, to możliwość przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej oraz skrócenie okresu obowiązkowego przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat.
? Czy to oznacza, że papierowe dokumenty nie będą już potrzebne?
? Od 1 stycznia pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację osobową i płacową w postaci elektronicznej. Teraz obowiązkowo musi te dokumenty przechowywać w postaci papierowej. Jeśli zdecyduje się na zmianę, to dotychczasową dokumentację będzie musiał zeskanować i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jest to z pewnością duże ułatwienie, ponieważ niektórzy pracodawcy już dziś tworzą dokumenty w postacie elektronicznej, ale jak na razie mogą być takie dokumenty traktowane jako pomocnicze.
? A co ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych z 50 lat do 10. Akurat to jest rzeczywiście ogromna zmiana.
? Tak, to duża zmiana i o dużym znaczeniu. W tym przypadku ustawodawca przewidział trzy przypadki. Pierwszy przypadek dotyczy dokumentacji pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku. Dokumentacja tych pracowników będzie przechowywana przez okres 10 lat. Pracodawcy będą przesyłać do ZUS nowe raporty imienne za pracowników i zleceniobiorców, w których znajdą się dane potrzebne do ustalenia wysokości emerytury lub renty. Dzięki temu pracownicy nie będą musieli udowadniać przez ZUS historii swojego zatrudnienia. Drugi przypadek dotyczy pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 do 31 grudnia 2018 roku. Dla tych pracowników pracodawca może skrócić okres przechowywania akt osobowych z 50 do 10 lat, ale musi spełnić dodatkowe warunki.
? Jakie są te warunki?
? Pracodawca będzie mógł skorzystać z tego rozwiązania, jeśli złoży w ZUS specjalny raport informacyjny, w którym zamieści informacje niezbędne do wyliczenia emerytury lub renty każdego konkretnego pracownika. Pracodawca nie musi skracać okresu przechowywania akt osobowych dla pracowników zatrudnionych w okresie 1.01.1998 ? 31.12.2018, ale jeżeli już się na to zdecyduje to będzie go to obowiązywało już na przyszłość. To znaczy, że ta decyzja nie będzie już podlegać zmianie i będzie dotyczyć wszystkich pracowników zatrudnionych w tym okresie. Wiązać się to będzie z obowiązkiem złożenia oświadczenia o zamiarze przekazania raportów imiennych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych w tym okresie oraz złożeniem tych raportów w ciągu roku.
? A co z aktami pracowników zatrudnionych przed 1999 rokiem?
? No właśnie to ten trzeci przypadek, w którym nic się nie zmienia. Oznacza to, że akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku będą musiały być przechowywane przez okres 50 lat.
Biuro Rachunkowe,
Kobyłka ul. Szeroka 6, tel. 22 786 06 11
www.mojerozliczenia.pl