W praktyce przyjmuje się, że siedziba i adres oznaczają to samo. Jednakże w terminologii prawniczej różnica pomiędzy tymi dwoma słowami jest bardzo istotna. Art. 41 Kodeksu Cywilnego, wskazuje, że siedzibą osoby prawnej jest miejscowość, w której ma siedzibę jej organ zarządzający, chyba że co innego ustalone zostanie w statucie (umowie spółki) lub co innego wynika z przepisów ustawy.
Zatem siedziba to tylko i wyłącznie miejscowość w jakiej mieści się główny organ spółki. Adres to konkretyzacja danych o położeniu spółki, czyli nic innego jak podanie konkretnej ulicy, numeru, kodu pocztowego. Wobec powyższego jest to istotna różnica, szczególnie w przypadku zmian w tym zakresie w Krajowym Rejestrze Sądowym, bowiem zmiana adresu nie zawsze pociąga za sobą zmianę siedziby a zmiana siedziby zawsze powoduje zmianę adresu. Sedno sprawy to niestety właśnie zmiana siedziby, gdyż wymaga zmiany umowy spółki, ponieważ siedziba spółki jest określona w umowie lub statucie spółki. Zatem wymagana będzie wizyta u notariusza co niesie za sobą dodatkowe koszty. Zmiana adresu spółki bez zmiany siedziby (spółka przenosi się na inna ulicę w tej samej miejscowości), nie wymaga zmiany umowy spółki a jedynie zgłoszenia zmiany danych do Krajowego Rejestru Sądowego na odpowiednich formularzach i po opłaceniu odpowiedniej kwoty. Poza tym zmiana adresu i siedziby, bądź samego adresu wymaga uchwały wspólników, co również należy załączyć do wniosków, w przypadku zmiany siedziby taka czynność zawiera się w akcie notarialnym podpisanym u Notariusza. Należy pamiętać, że umowa najmu w przypadku wystąpienia okoliczności zmiany adresu na lokal wynajmowany na te potrzeby, nie wymaga się aby do wniosku o zmianę danych załączać taką umowę. Określenie siedziby spółki ma w wielu przypadkach ogromne znaczenie prawne w Kodeksie spółek handlowych, ponieważ m.in. zgromadzenia wspólników odbywają się w siedzibie spółki, jeżeli umowa spółki nie wskazuje innego miejsca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej (art. 234 k.s.h.), przeniesienie siedziby spółki za granicę powoduje poddanie spółki w stan likwidacji (art. 270 pkt 2 k.s.h.). Określenie siedziby spółki ma często znaczenie ze względu na określanie miejsca wykonania zobowiązania (szczególnie przy tzw. długach oddawczych), czy też wpływa na właściwość miejscową sądów.
Oznaczenie adresu spółki (w ramach siedziby spółki) będzie decydujące ze względu na działalność operacyjną danej spółki, adres ten najczęściej będzie miejscem przechowywania dokumentacji rachunkowej (o ile nie powierzono wykonywania rachunkowości biuru rachunkowemu), miejscem prowadzenia księgi udziałów i księgi protokołów oraz przechowywania innych dokumentów spółki.
Wobec powyższego nie sposób nie uznać, iż w terminologii prawniczej siedziba i adres to dwa pojęcia o innym znaczeniu.
Marta Godlewska
marta.godlewskaa@gmail.com
tel. 519 490 429