Doręczenie pism procesowych oraz pism sądowych ma istotne znaczenie dla szybkości postępowania. Stanowi więc bardzo ważną czynność z punktu widzenia zabezpieczenia praw stron procesowych i możności ich obrony. Naruszenie przepisów dotyczących doręczeń poprzez pozbawienie strony możliwości obrony może prowadzić do nieważności postępowania. Od momentu doręczenia liczy się m.in. terminy procesowe do wniesienia odwołania czy zażalenia.
Za pismo w prawidłowy sposób doręczone do osoby fizycznej uważa się w sytuacji kiedy zostanie złożone: ? w miejscu zamieszkania lub miejscu pracy ? w siedzibie organu ? na wskazany adres poczty elektronicznej ? w przypadku niemożności doręczenia pism w powyższy sposób pisma doręcza się w każdym miejscu, gdzie zastanie się adresata
Żądanie stron o zastosowanie elektronicznej formy doręczenia nie jest wiążące dla organu tzn. organ może żądanie uwzględnić albo nie.
Jeżeli stroną jest osoba fizyczna, doręczenia dokonuje się osobiście, a gdy nie posiada zdolności procesowej doręcza się przedstawicielowi ustawowemu.
Jeżeli adresatem jest osoba prawna lub organizacja, która nie posiada osobowości prawnej, doręczenia dokonuje się organowi uprawnionemu do reprezentowania ich przed sądem.
Jeżeli ustanowiono pełnomocnika procesowego lub osobę uprawnioną to doręczenia należy dokonać tym osobom. W postępowaniu podatkowym pełnomocnik musi mieć pełną zdolność do czynności prawnych.
Na podstawie art. 1135 k.p.c. strona zamieszkała za granicą, nie posiadająca pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w Polsce, obowiązana jest wskazać w Polsce pełnomocnika do doręczeń. Art. 136 k.p.c. postanawia, że strony i ich przedstawiciele mają obowiązek zawiadomić sąd o zmianie zamieszkania. W razie zaniedbania pismo sądowe pozostawia się ze skutkiem doręczenia.
Podstawowym sposobem doręczenia jest doręczenie podmiotowi uprawnionemu do odebrania pisma. KPA oprócz doręczeń adresatowi wprowadza doręczenia zastępcze i konkludentne.
Doręczenie zastępcze ma miejsce gdy adresata nie zastanie się w miejscu zamieszkania. Doręcza się wtedy pismo sądowe domownikowi, administracji domu lub dozorcy ale tylko wtedy gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób właściwy lub zastępczy należy złożyć pismo we właściwym urzędzie pocztowym, a zawiadomienie o dokonaniu tego umieścić w skrzynce listowej.
Doręczenie konkludentne przewiduje art. 47 KPA, jeżeli adresat odmawia przyjęcia pisma. W tej sytuacji doręczający oznacza datę doręczenia oraz przyczyny nie dokonania podpisu potwierdzającego odbiór. Pismo uważa się wtedy za doręczone.
W dni ustawowo wolne od pracy a także w porze nocnej doręczenie może nastąpić w wyjątkowych przypadkach za uprzednim zarządzeniem prezesa sądu.