11. e-mail do urzędnika

Mieszkańcy Zielonki mogą korespondować z Urzędem Miasta nie wychodząc

z domu. Ruszył elektroniczny obieg dokumentów. Oznacza to, że zamiast listu, czy faksu możemy wysłać do urzędu korespondencję drogą e-mailową.

O tym, że w urzędach powinien być elektroniczny obieg dokumentów zadecydowano wiele lat temu. – Chodzi o to, żeby mieszkaniec mógł z zewnątrz przysłać pismo do urzędu i, nie pojawiając się w tym urzędzie, otrzymać odpowiedź na wiele pytań drogą elektroniczną.Najlepiej jeszcze z podpisem elektronicznym – mówi Krzysztof Słomka, sekretarz Urzędu Miasta Zielonka.

Nie każde pismo musi być podpisane z użyciem podpisu kwalifikowanego. – Elektroniczny obieg dokumentów może spowodować, że do czasu, do kiedy nie będzie akceptowany podpis elektroniczny, mieszkaniec może otrzymać informacje wcześniej – drogą elektroniczną – zanim dotrze do niego pocztą pismo z podpisem właściwych dla danej sprawy osób – podkreśla nasz rozmówca. Jak nas poinformował sekretarz zielonkowskiego urzędu, do wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów urząd przygotowywał się 3 lata. Szukano odpowiedniej firmy, która zaoferowała najodpowiedniejszy produkt. W przetargu wygrała firma, która przygotowała urząd do elektrycznego obiegu dokumentów. Od 4 grudnia w zielonkowskim urzędzie już obowiązuje elektroniczny obieg dokumentów. Chwilowo, bo do 2 stycznia obieg dokumentów jest mieszany, czyli obowiązujący do tej pory „papierowy” i elektroniczny. Od 2 stycznia obowiązywał będzie już tylko obieg elektroniczny.

Burmistrz ma dostęp do wszystkich katalogów i podkatalogów, co pozwala mu na bieżąco mieć wiedzę na temat pracy poszczególnych referatów. Na bieżąco jest dostępna wiedza o tym, ile czasu trwa sfinalizowanie danej sprawy. Przebieg konkretnego dokumentu może być monitorowany na bieżąco. Burmistrz ma prawo podejrzeć każdy dokument i zadecydować, co dalej ma się z takim dokumentem dziać.

Mieszkańcy, mający dostęp do internetu, mogą korzystać z tej formy kontaktu z urzędem. Dokumenty dostarczone do urzędu metodą tradycyjną są skanowane i ich droga przez poszczególne referaty jest już odtąd drogą elektroniczną. Metoda ma wiele zalet. Jest oszczędniejsza. Mieszkańcy będą szybciej obsługiwani i skróci się czas oczekiwania na załatwienie danej sprawy.

Już po kilku dniach funkcjonowania tego systemu przyspieszył się termin obsługiwania mieszkańców. Nie ma też możliwości zaginięcia jakiegokolwiek dokumentu.

Teresa Urbanowska